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Projektmanagement für Anfänger

Projektmanagement für Anfänger – Was sind die Stufen eines Projektes?

Wenn man sich mit Projektmanagement befasst, wird man nicht überall auf einheitliche Definitionen treffen. Ein gutes Beispiel dafür ist das Thema dieses Posts. Wie in meinem letzten Beitrag angekündigt, möchte ich mich mit den Stufen eines Projektes beschäftigen. Diese Projektphasen werden nicht immer gleich aufgeteilt oder gleich bezeichnet. Selbst der Begriff „Phase“ wird unterschiedlich verwendet.

Folgende Beispiele für eine Aufteilung habe ich gefunden:

1) Initiierung
2) Planung
3) Durchführung
4) Ende (Fertigstellung)
0) Kontrolle und Steuerung (übergeordnet)
(edx Online-Kurs)

1) Initiierungsphase
2) Planungsphase
3) Ausführungsphase
4) Überwachungsphase
5) Abschlussphase
(Internet)

1) Anstoßphase
2) Definitionsphase
3) Planungsphase
4) Umsetzungsphase
(Buch über Projektmanagement)

Für welche Variante sollte man sich denn nun entscheiden?
Wenn man nach einer offiziellen Definition sucht, kann man sich an die Standards und Vorgaben des PMI (Project Management Institute) halten. Hier wird jedoch der Begriff der Projektphase anders benutzt. Im vom PMI herausgegebenen „Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK), werden Projektphasen als vollständige Durchläufe eines „Project Life Cycle“ beschrieben. Der Projektlebenszyklus ist dabei in die Stufen unterteilt, welche in anderen Quellen als Phasen bezeichnet werden. Dieser Lebenszyklus, welchen jedes Projekt durchläuft, gliedert sich in folgende Abschnitte:

  • Projektstart (Starting the project),
  • Organisation und Vorbereitung (Organizing and preparing),
  • Durchführung der Arbeit (Carrying out the work) und
  • Abschließen des Projektes (Closing the project).

Dieser Lebenszyklus kann, je nach Gliederung des Projektes, einmal oder mehrfach durchlaufen werden. Ein „Single-Phase Project“ unterteilt sich in mehrere Prozesse, welche den bekannten Projektphasen gleichen: Initiierungsprozess, Planungsprozess, Durchführungsprozess und Abschlussprozess. Über allem stehen die Überwachungs- und Steuerungsprozesse.

Stufen des Projekts nach PMI PMBOK

Projektphasen nach PMI PMBOK

Das Durchlaufen des Lebenszyklus kann in einem großen oder komplexen Projekt durchaus mehrfach notwendig sein. Dabei können diese Phasen nacheinander oder auch überlappend ablaufen.

Eine genauere Beschreibung dieser einzelnen Stufen (mag man sie nun Phasen oder Prozesse nennen) möchte ich an dieser Stelle nicht geben, da ich die einzelnen Projektabschnitte in weiteren Artikeln ausführlicher behandeln werde. Um euch trotzdem eine genauere Vorstellung zu geben, nenne ich an dieser Stelle ein paar Fragen, welche in der jeweiligen Stufe zu beantworten sind.

 

Initiierung: Wie genau ist mein Projekt definiert? Was ist das Problem, dass es zu lösen gilt? Was brauche ich dafür? Was sind meine Möglichkeiten?

Planung: Was ist mein Projektrahmen? Was muss alles in die Planung mit einbezogen werden? Welche Ressourcen brauche ich und wie viele? Wer sind meine Stakeholder? Zu welcher Zeit ist was fertigzustellen? Welche Kosten werden entstehen?

Durchführung: Welche Risiken muss ich berücksichtigen? Wie muss ich mit meinen Stakeholdern kommunizieren? Wie führe ich mein Team? Was sind die nächsten Schritte in meinem Projekt?

Abschluss: Habe ich die Ziele des Projektes erreichen können? Was ist beim nächsten Mal anders zu machen? Was muss ich messen oder dokumentieren? Was habe ich aus diesem Projekt gelernt?

Überwachung und Steuerung: Läuft alles im Projekt wie es soll? Werden die Meilensteine rechtzeitig erreicht? Haben sich Risiken geändert? Ist mein Team motiviert? Sind die Stakeholder zufrieden? Welche aktuellen Probleme sind zu lösen?

Mit diesen Fragen solltet ihr einen guten Überblick haben, was in den einzelnen Projektabschnitten zu tun ist.

Auch wenn die Aufteilung in Stufen in einem Projekt sinnvoll ist, kann es nicht die eine optimale Aufteilung und Strukturierung geben. Ein Projekt kann auch anders unterteilt werden, z. B. durch das Definieren von Meilensteinen, welche den Abschluss einer Phase kennzeichnen. Aktuelle agile Projektmanagementmethoden haben wieder einen anderen Ansatz. Agile Projekte durchlaufen bestimmte Projektabschnitte schneller und öfter, um mehr Flexibilität zu bieten. (Auch ein spannendes Thema, dem ich bestimmt noch einen Post widmen werde!)

 

Wie werden bei euch Projekte strukturiert? Haltet ihr euch an ein bestimmtes Modell oder ist die Einteilung relativ frei? Schreibt mir gerne eine Nachricht, vielleicht gibt es ja einen Grund meinen Post zu ergänzen oder zu aktualisieren?! 🙂

 

1 Comment

  1. Hallo Kathrin,

    dann werde ich mal den ersten Kommentar auf deinem Blog schreiben. 🙂

    In deinem Artikel gibst du einen guten Überblick, wie sich ein Projekt in Phasen einteilen lässt. Du hast es aber richtig erkannt: Es gibt eigentlich kein Patentrezept, wie man das richtig machen kann.

    Ich kann aus der Praxis sagen: Bedarfsgerecht ist das Zauberwort. Gut, man muss sich immer daran halten, was z. B. ein bestimmtes Vorgehensmodell im Unternehmen vorschreibt (und das kann eine Menge sein). Wichtig ist aus meiner Sicht aber immer: So schlank wie möglich.

    Klassische Modelle, wie auch das von dir beschriebene Wasserfallmodell aus dem PMBOK sind immer noch weit verbreitet. Lange Zeit haben diese auch gut funktioniert. Mittlerweile ist aber immer mehr ein Trend Richtung flexibler oder auch agiler Modelle erkennbar und auch nötig.

    Ich habe die Erfahrung gemacht, dass je größer die Projekte werden, umso besser eigentlich immer noch die klassischen Modelle funktionieren. Diese lassen sich aber auch gut mit agilen Anteilen kombinieren.

    Wichtig ist immer: Es muss für das jeweilige Projekt und die daran arbeitenden Personen funktionieren. Das beste Modell bringt nichts, wenn´s nicht läuft. 🙂 Und darin liegt die Kunst, alles so zu kombinieren, dass es läuft.

    Grüße
    Sven von http://www.agile-master.de

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