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Projektmanagement für Anfänger

Projektmanagement für Anfänger – Der Projektstart

Vor einiger Zeit habe ich meinen Artikel zu den Projektstufen veröffentlicht. Nun möchte ich beginnen, genauer auf die einzelnen Phasen eines Projektes einzugehen. Es geht los mit der Initiierungsphase! Ich habe für euch ein Template vorbereitet, in welches alle wichtigen Daten zum Projektstart eingetragen werden können. Ihr findet es am Ende des Posts.

Projektstartgedanken

Projektstartgedanken

Bemüht euch die Antworten auf alle Fragen im Projektstart-Template möglichst kurz aber präzise aufzuschreiben. Dadurch bekommt ihr einen sehr guten Überblick über das Projekt, z. B. wer alles mit einbezogen werden muss und welche Entscheidungen vor dem Beginn zu treffen sind.

Projekttitel

Zunächst sollte ein Titel für das Projekt festgelegt werden. Auch wenn es trivial klingt, ein (Arbeits-)Titel für ein Projekt macht die Aufgabe greifbar und konkret. Außerdem ist es in der Kommunikation hilfreich, sich auf einen Namen geeinigt zu haben. 😉

1 Was ist das Projekt?

Hier notiert ihr eine kurze Zusammenfassung darüber, worum es im Projekt gehen soll. Ein Beispiel wäre „Die Umstellung auf die neue Version der Software XYZ ist für alle Mitarbeiter zu planen.“ Genau diese Antwort würdet ihr einem Kollegen geben, wenn ihr ihn zufällig im Fahrstuhl trefft und er fragt was euer aktuelles Projekt ist.

2 Was ist der Grund für das Projekt?

Warum machen wir das überhaupt? Diese Frage sollte man sich gleich zu Begin eines Projektes stellen. Einige Projekte müssten eigentlich gleich an diesem Punkt abgebrochen werden, da es keinen triftigen Grund gibt Zeit und Geld in das Unterfangen zu investieren. Sobald ihr die Gründe ausformuliert habt, sollte ein solches Projekt aber leicht zu erkennen sein.

3 Was sind die Ziele des Projektes?

Mindestens genauso wichtig wie die Frage nach dem Warum zu stellen, ist es zu definieren: Wo wollen wir hin? Die Ziele eines Projektes zeigen uns auf, was wir mit unseren Mühen erreichen wollen. Sie dienen zur Orientierung und Motivation. Deshalb ist es besonders wichtig sie gut zu formulieren. Dabei hilft euch die SMART-Regel: Specific Measurable Accepted Realistic. Ein Ziel sollte dieser Regel nach folgende Eigenschaften haben:

  • spezifisch (konkret und präzise formuliert)
  • messbar (am Ende ist das Ziel eindeutig erreicht oder nicht)
  • akzeptiert (angemessen und ausführbar)
  • realistisch (anspruchsvoll aber erreichbar)
  • terminiert (bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erreichen)
4 Wer sind die Stakeholder?

Eine ausführlichere Stakeholderanalyse wird erst in der Planungsphase durchgeführt. Es ist trotzdem sinnvoll die beteiligten Stakeholder in der Initiierungsphase zumindest aufzuschreiben, um sich ihrer bewusst zu werden. Es ist wichtig zu wissen, für wen das Projekt umgesetzt wird und welche Interessengruppen es gibt.

5 Wer wird am Projekt beteiligt sein?

Nicht nur über die Stakeholder sollte man sich Gedanken machen. Auch andere potenzielle Projektbeteiligte sollten in die Überlegungen zum Projektstart einbezogen werden. Mit welchen Kollegen werde ich zusammenarbeiten? Haben diese Kollegen bereits Kenntnis vom Projekt? Welche potenziellen Projektmitarbeiter haben das passende Know-how? Um diese und ähnliche Fragen in der Planungsphase beantworten zu können, sollte man bereits während des Projektstarts alle (potenziellen) Projektbeteiligten notieren.

6 Welche Alternativen gibt es in Bezug auf das Projekt?

Um ein Projekt umzusetzen, bieten sich so gut wie immer verschiedene Alternativen. Eine der klassischen Entscheidungen ist Make-Or-Buy: Stelle ich das Produkt selbst her oder kaufe ich es ein? Gerade bei Software ist dies immer wieder ein wichtiges Thema. In dieser frühen Phase eines Projektes muss man sich noch nicht für eine Alternative entscheiden, jedoch ist es wichtig sich zumindest bewusst zu machen, welche Möglichkeiten man hat. Sonst kann es unter Umständen passieren, dass man eine Alternative in der weiteren Planung gar nicht berücksichtigt, da man sich gedanklich bereits auf eine bestimmte Lösung fixiert hat.

7 Welche Arbeiten sind durchzuführen und welche Ergebnisse abzuliefern?

Bei dieser Frage geht es darum festzuhalten, welche groben Schritte für die Umsetzung des Projektes notwendig sind und was bei der Fertigstellung als Ergebnis abzuliefern ist. Ergebnisse können dabei sowohl materiell (z. B. ein fertiges Produkt) als auch virtuell (eine digitale Dokumentation) oder immateriell (Know-how Zuwachs der Mitarbeiter) sein. Die auszuführenden Arbeiten sollen lediglich genannt und in dieser Projektphase noch nicht detailliert beschrieben oder geplant werden.

8 Welche Vorgaben gibt es? (z. B. bezüglich Budget und Zeitrahmen)

Diese Frage ist vermutlich selbsterklärend. Falls ihr bis zum Projektstart keine konkreten Vorgaben bekommen habt, solltet ihr euch zumindest über Budget und Zeitrahmen Gedanken machen und eure Vorstellungen mit den Stakeholdern absprechen. Gegebenenfalls fallen euch noch weitere Vorgaben ein, welche für dieses Projekt besonders wichtig sind und schon jetzt geklärt werden müssen.

9 Was sind die größten Probleme und Risiken für das Projekt?

Gerade die potenziellen Risiken sollten noch vor einer genaueren Analyse in der Planungsphase betrachtet werden. Wenn die Projektrisiken den Projektnutzen überwiegen, ist es ggf. gar nicht sinnvoll das Projekt überhaupt zu starten.

10 Weitere Notizen zum Projekt

Vielleicht gibt es noch weitere wichtige Details zum Projekt, die festgehalten werden sollten? Schreibt sie mit auf! Weiteres Hintergrundwissen zum Projekt kann dir und anderen helfen den Kontext des Projektes besser zu verstehen und das „Große Ganze“ im Blick zu behalten. Außerdem gibt es vielleicht Informationen, die von den aufgeführten Fragen nicht abgedeckt werden, für dieses Projekt aber essenziell sind.

begin-pm Projektstart Template

Um eure Antworten auf alle diese Fragen zu dokumentieren, könnt ihr euch hier mein Projektstart-Template runterladen: Projektstart Template.

Viel Spaß beim Ausfüllen und Starten eures Projektes!

Habt ihr noch Fragen zum Projektstart oder braucht Hilfe beim Ausfüllen des Projektstart-Templates? Schreibt mir eine Mail an: contact@begin-pm.de

 

1 Comment

  1. Danke für die ausführlichen, dennoch leicht verständlichen Ausführungen und Erklärungen! Toller Blog!

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