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Projektmanagement für Anfänger

Projektmanagement für Anfänger – Die Planungsphase

Planungsphase: Failing to plan ist planning to fail

Das große Thema Projektplanung und Planungsphase zusammenzufassen ist nicht ganz leicht. Ich werde trotzdem versuchen es für euch auf die wichtigsten Punkte herunter zu brechen.

Auch für diese Projektphase möchte ich euch ein Template mitgeben. Beachtet dabei bitte, dass es nur die grundlegenden zur Planung notwendigen Fakten enthält. Für kleinere Projekte sollte es vollkommen ausreichend sein. Sobald ihr aber mehrere Personen zu managen habt und der Planungsaufwand durch die Projektgröße zunimmt, ist eine detailliertere Planung von Nöten. Trotzdem könnt ihr das Template als Startpunkt für die ersten Überlegungen zum Projekt benutzen. Den Download findet ihr am Ende des Artikels.

Aufgabenplanung und der Projektstrukturplan

Aus der Initiierungsphase haben wir einige Ziele und die erwarteten Projektergebnisse vorliegen. In der Planungsphase ist nun zu definieren, welche Aufgaben zur Erreichung dieser Ziele durchzuführen sind. Der erste wichtige Punkt in der Planungsphase ist daher die Erstellung eines Projektstrukturplans. Dieser Plan enthält alle Aufgaben und Arbeitsschritte, welche für das Projekt durchzuführen sind. Das ganze Projekt wird als eine Reihe von Teilaufgaben dargestellt. Diese sind dann je nach Komplexität weiter in Teilaufgaben zu untergliedern oder in Arbeitspakete aufzuteilen. Ein Arbeitspaket ist dabei eine Aufgabe, die nicht weiter unterteilbar ist. Das Konzept des Projektstrukturplans hört sich zu Beginn abstrakt an, sobald man aber ein Beispiel gesehen hat, ist es nicht weiter kompliziert.

Zum besseren Verständnis habe ich ein Beispiel für euch entworfen. Hier seht ihr einen groben Projektstrukturplan für einen möglichen Relaunch des begin-pm Blogs:

Relaunch (Projekt)

  • Design Anpassung (Teilaufgabe)
    • Farben anpassen (Teilaufgabe)
      • Farbauswahl (Arbeitspaket)
      • Farben den Funktionen zuweisen (Arbeitspaket)
    • Schriftart auswählen und anpassen (Arbeitspaket)
    • Menüanpassung (Arbeitspaket)
  • Inhalts Anpassung (Teilaufgabe)
    • Alte Artikel anpassen (Teilaufgabe)
      • Unpassende Artikel löschen (Arbeitspaket)
      • SEO Optimierung verbleibender Artikel (Arbeitspaket)
    • Neue Artikel verfassen (Teilaufgabe)
      • Ideen sammeln (Arbeitspaket)
      • Artikel schreiben (Arbeitspaket)

Je detaillierter man bei der Erstellung des Projektstrukturplans vorgeht, desto einfacher wird es später in der Durchführung. Wenn nur noch die einzelnen Arbeitspakete abzuarbeiten sind geht es schneller, als wenn zwischendurch noch Planungsschritte erfolgen müssen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass bereits bei mittelmäßig komplexen Projekten davon auszugehen ist, dass die Planung zwischendurch noch geändert werden muss. Zeitverzögerungen, neue Kundenanforderungen oder andere unvorhergesehene Vorkommnisse zwingen zum Abweichen vom ursprünglichen Plan. Agile Projektmanagementmethoden tragen diesem Umstand Rechnung, indem sie eine Grobplanung zum Anfang mit vielen kürzeren Planungsphasen kombinieren. (Teilweise wird sogar ganz auf eine vorausgehende Planung verzichtet!) Es werden immer nur die nächsten Arbeitsschritte detaillierter geplant. Alles andere darf und soll sich noch ändern. In der klassischen Projektplanung versucht man jedoch eher alles so gut vorauszuplanen, dass Änderungen zwischendurch nicht mehr nötig sind. Je nach Projekt kann der eine, aber auch der andere Ansatz sinnvoller sein.

Ablauf- und Terminplanung

Nachdem die notwendigen Aktivitäten im Projektstrukturplan festgehalten wurden, sind diese in einen Zeitplan einzuarbeiten. Dabei ist es wichtig die Abhängigkeiten der verschiedenen Arbeitspakete zu berücksichtigen. Ggf. ist es möglich Arbeitspakete teilweise parallel abzuarbeiten. In anderen Fällen müssen jedoch bestimmte Arbeitspakete bereits abgeschlossen sein, um ein einzelnes Arbeitspaket beginnen zu können.

Um den Zeitplan aufzustellen, ist zunächst die Dauer für die einzelnen Aktivitäten zu schätzen. Dabei hat es sich bewährt “Bottom-Up”, also vom Arbeitspaket an aufwärts zu schätzen. Zuerst summiert man die Zeiten für die Teilprojekte auf. Nach der Zeitschätzung sind die voraussichtlich benötigten Ressourcen den Aktivitäten zuzuordnen. Dabei sind personelle Ressourcen genauso zu beachten wie alle Anderen, ein Beispiel wäre Hardware. Nachdem auch die Ressourcenzuordnung erfolgt ist, kann die schon erwähnte Reihenfolge der Aktivitäten und die ggf. parallele Ausführung festgelegt werden. Wie zuvor bereits beschrieben, sind dabei die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen zu beachten. Die parallele Ausführung von Arbeiten ist eventuell auch durch die benötigten Ressourcen begrenzt. Wenn beispielsweise weniger personelle Ressourcen zur Verfügung stehen, als für die Abarbeitung von zwei parallel ausführbaren Arbeitspaketen benötigt werden, sind diese trotzdem nacheinander durchzuführen.

Nach all diesen Planungsschritten liegt ein vollständiger Zeitplan vor. Dieser Plan enthält alle Arbeitspakete, ihre geschätzten Dauern sowie die Reihenfolge und Abhängigkeiten der Aktivitäten. Aus diesen Informationen kann man die Start- und Enddaten für die Aktivitäten ableiten und z.B. bestimmte Meilensteine festlegen. Im Zeitplan sollte auch der kritische Pfad zu erkennen sein. Als den kritischen Pfad bezeichnet man alle Aktivitäten, die ohne weiteren Zeitpuffer genau hintereinander abzuarbeiten sind. Diese bilden einen Weg vom Projektstart bis zum Projektende, an dem sich keine Verzögerungen ergeben dürfen. Jede Verschiebung hätte sofort eine Verzögerung des Projektendes zur Folge. Du solltest deshalb Zeitpuffer einberechnen, diese können bei unvorhersehbaren Verzögerungen genutzt werden. So werden Risiken bei der Projektplanung abgefangen und du kannst einen möglichst genauen Projektfertigstellungszeitpunkt nennen. Dabei kannst du entweder eine detaillierte Risikoanalyse pro Aktivität erstellen oder auch eine pauschale Schätzung (wie z.B. 5% Zeitaufschlag für alle Aktivitäten) verwenden.

Kosten- und Ressourcenplanung

Die ersten Schritte der Ressourcenplanung wurden bereits im vorherigen Abschnitt beschrieben. Sobald klar ist welche Ressourcen benötigt werden, sollten sie (wenn nötig) beantragt und reserviert werden. Dabei ist es egal ob es sich um personelle, finanzielle oder sonstige Ressourcen handelt. An dieser Stelle ist noch einmal ein genaues Augenmerk darauf zu legen, ob zu jeder Zeit genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Sollte dies nicht der Fall sein, musst du den Projektplan entsprechend anpassen.

An dieser Stelle möchte ich gar nicht konkreter werden, einen Hinweis habe ich jedoch noch für euch: Sobald die Arbeitskraft von Personen eine Rolle spielt (und in welchem Projekt tut sie das nicht?), ist es nicht nur wichtig genügend Ressourcen einzuplanen, sondern auch die richtigen Personen in das Projekt zu holen.

Steuerung und Überwachung

Noch bevor die Projektdurchführung startet, ist es notwendig über Steuerungs- und Überwachungsmaßnahmen nachzudenken. Sobald man nicht alleine an einem Projekt arbeitet, ist es wichtig die Arbeit der anderen Beteiligten zu kontrollieren. Dabei geht es nicht darum die Arbeit detailgenau zu überprüfen oder gar selbst zu erledigen. Delegieren ist eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Projektleiters! Jedoch ist es wichtig, dass die Arbeitsergebnisse in der richtigen Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und zu den passenden Kosten vorliegen. Um dies gewährleisten zu können, ist die Kontrolle und das ggf. notwendige Eingreifen zur Steuerung des Projektes unerlässlich.

Aus PRINCE2 ist das “Steuern nach dem Ausnahmeprinzip” bekannt. In einem bestimmten Toleranzbereich der Werte (Kosten, Qualität, Zeit, …) greift der Projektleiter nicht ein. Sobald die Werte sich außerhalb dieses Bereiches bewegen, ergreift er korrigierende Maßnahmen. Bei diesen drei wichtigen Kennzahlen spricht man vom magischen Dreieck „Kosten – Qualität – Zeit“. Beim sogenannten magischen Viereck kommt zusätzlich die Quantität hinzu. Die festgelegten Steuerungsmaßnahmen kommen dann in der nächsten Projektphase, der Umsetzung, zum Tragen.

Zusammenfassung Planungsphase und eine Anmerkung zum Change Management

Die Planungsphase hat große Bedeutung für das ganze Projekt. Wenn die Initiierung das “Was?” ist, dann ist die Planung das “Wie?”. Ohne die Planungsphase mag das Ziel bekannt sein, jedoch nicht der Weg dahin. “Failing to plan, is planning to fail.” Wer ein Projekt nicht plant, der kann damit rechnen, dass es das gesetzte Ziel nicht erreichen wird. Je größer und komplexer das Projekt, umso wichtiger ist eine vorher stattfindende umfassende Planung. Jedoch ist auch zu beachten: je größer und komplexer das Projekt wird, desto unwahrscheinlicher wird es, dass das ganze Projekt im Vorhinein geplant werden kann. Abweichungen vom Plan sind ab einem gewissen Komplexitätsgrad fast unvermeidlich.

Außerdem gilt: je länger das Projekt dauert und je mehr Stakeholder beteiligt sind, desto häufiger werden sich Anforderungen an das Projekt auch nach der Planungsphase ändern. Diesem Risiko der Anforderungsänderungen kann man verschieden gegenübertreten. Im klassischen Projektmanagement bemüht man sich so wenige Änderungen wie möglich zuzulassen. Dieses Change Management wird häufig schon vorher vertraglich geregelt. Bei einer vertraglichen Regelung wird auch vorher festgelegt welche Änderungen zur Folge haben, dass sich Projektzeiträume und -kosten verändern dürfen. Im agilen Projektmanagement geht man anders vor. Nach dem “Agilen Manifest” ist es wichtiger auf Veränderungen einzugehen, als dem Plan zu folgen. Dadurch soll ein höherer Kundennutzen realisiert werden. Beim klassischen Denken der “Änderungsverweigerung” läuft man Gefahr, dass man zwar die Projektanforderungen erfüllt, jedoch die eigentlichen Kundenziele nicht erreicht.

Sowohl das klassische, als auch das agile Projektmanagement haben ihre Berechtigung. Eine detaillierte Planungsphase findet normalerweise im klassischen Projektmanagement statt, wo alle Phasen nacheinander ablaufen. Im agilen Projektmanagement laufen die Phasen dagegen oft parallel ab, es erfolgt also keine ausführliche Planung vorher.

Zum Ende der Planungsphase solltet ihr genau wissen wie euer Projekt ablaufen soll. Meilensteine, Reihenfolge der Aufgaben und die benötigten Ressourcen sollten feststehen. Ihr solltet einen genauen Plan für den gesamten Projektverlauf haben. Den versprochenen ersten Ansatz für einen Projektplan könnt ihr euch hier herunterladen:  Download Projektplan.

Ich hoffe, euch hat mein Artikel weitergeholfen. Falls ihr noch Anmerkungen oder Fragen zur Planungsphase habt, scheut euch nicht davor mich anzuschreiben!

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Projektmanagement für Anfänger – Der Projektstart

Vor einiger Zeit habe ich meinen Artikel zu den Projektstufen veröffentlicht. Nun möchte ich beginnen, genauer auf die einzelnen Phasen eines Projektes einzugehen. Es geht los mit der Initiierungsphase! Ich habe für euch ein Template vorbereitet, in welches alle wichtigen Daten zum Projektstart eingetragen werden können. Ihr findet es am Ende des Posts.

Projektstartgedanken

Projektstartgedanken

Bemüht euch die Antworten auf alle Fragen im Projektstart-Template möglichst kurz aber präzise aufzuschreiben. Dadurch bekommt ihr einen sehr guten Überblick über das Projekt, z. B. wer alles mit einbezogen werden muss und welche Entscheidungen vor dem Beginn zu treffen sind.

Projekttitel

Zunächst sollte ein Titel für das Projekt festgelegt werden. Auch wenn es trivial klingt, ein (Arbeits-)Titel für ein Projekt macht die Aufgabe greifbar und konkret. Außerdem ist es in der Kommunikation hilfreich, sich auf einen Namen geeinigt zu haben. 😉

1 Was ist das Projekt?

Hier notiert ihr eine kurze Zusammenfassung darüber, worum es im Projekt gehen soll. Ein Beispiel wäre „Die Umstellung auf die neue Version der Software XYZ ist für alle Mitarbeiter zu planen.“ Genau diese Antwort würdet ihr einem Kollegen geben, wenn ihr ihn zufällig im Fahrstuhl trefft und er fragt was euer aktuelles Projekt ist.

2 Was ist der Grund für das Projekt?

Warum machen wir das überhaupt? Diese Frage sollte man sich gleich zu Begin eines Projektes stellen. Einige Projekte müssten eigentlich gleich an diesem Punkt abgebrochen werden, da es keinen triftigen Grund gibt Zeit und Geld in das Unterfangen zu investieren. Sobald ihr die Gründe ausformuliert habt, sollte ein solches Projekt aber leicht zu erkennen sein.

3 Was sind die Ziele des Projektes?

Mindestens genauso wichtig wie die Frage nach dem Warum zu stellen, ist es zu definieren: Wo wollen wir hin? Die Ziele eines Projektes zeigen uns auf, was wir mit unseren Mühen erreichen wollen. Sie dienen zur Orientierung und Motivation. Deshalb ist es besonders wichtig sie gut zu formulieren. Dabei hilft euch die SMART-Regel: Specific Measurable Accepted Realistic. Ein Ziel sollte dieser Regel nach folgende Eigenschaften haben:

  • spezifisch (konkret und präzise formuliert)
  • messbar (am Ende ist das Ziel eindeutig erreicht oder nicht)
  • akzeptiert (angemessen und ausführbar)
  • realistisch (anspruchsvoll aber erreichbar)
  • terminiert (bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erreichen)
4 Wer sind die Stakeholder?

Eine ausführlichere Stakeholderanalyse wird erst in der Planungsphase durchgeführt. Es ist trotzdem sinnvoll die beteiligten Stakeholder in der Initiierungsphase zumindest aufzuschreiben, um sich ihrer bewusst zu werden. Es ist wichtig zu wissen, für wen das Projekt umgesetzt wird und welche Interessengruppen es gibt.

5 Wer wird am Projekt beteiligt sein?

Nicht nur über die Stakeholder sollte man sich Gedanken machen. Auch andere potenzielle Projektbeteiligte sollten in die Überlegungen zum Projektstart einbezogen werden. Mit welchen Kollegen werde ich zusammenarbeiten? Haben diese Kollegen bereits Kenntnis vom Projekt? Welche potenziellen Projektmitarbeiter haben das passende Know-how? Um diese und ähnliche Fragen in der Planungsphase beantworten zu können, sollte man bereits während des Projektstarts alle (potenziellen) Projektbeteiligten notieren.

6 Welche Alternativen gibt es in Bezug auf das Projekt?

Um ein Projekt umzusetzen, bieten sich so gut wie immer verschiedene Alternativen. Eine der klassischen Entscheidungen ist Make-Or-Buy: Stelle ich das Produkt selbst her oder kaufe ich es ein? Gerade bei Software ist dies immer wieder ein wichtiges Thema. In dieser frühen Phase eines Projektes muss man sich noch nicht für eine Alternative entscheiden, jedoch ist es wichtig sich zumindest bewusst zu machen, welche Möglichkeiten man hat. Sonst kann es unter Umständen passieren, dass man eine Alternative in der weiteren Planung gar nicht berücksichtigt, da man sich gedanklich bereits auf eine bestimmte Lösung fixiert hat.

7 Welche Arbeiten sind durchzuführen und welche Ergebnisse abzuliefern?

Bei dieser Frage geht es darum festzuhalten, welche groben Schritte für die Umsetzung des Projektes notwendig sind und was bei der Fertigstellung als Ergebnis abzuliefern ist. Ergebnisse können dabei sowohl materiell (z. B. ein fertiges Produkt) als auch virtuell (eine digitale Dokumentation) oder immateriell (Know-how Zuwachs der Mitarbeiter) sein. Die auszuführenden Arbeiten sollen lediglich genannt und in dieser Projektphase noch nicht detailliert beschrieben oder geplant werden.

8 Welche Vorgaben gibt es? (z. B. bezüglich Budget und Zeitrahmen)

Diese Frage ist vermutlich selbsterklärend. Falls ihr bis zum Projektstart keine konkreten Vorgaben bekommen habt, solltet ihr euch zumindest über Budget und Zeitrahmen Gedanken machen und eure Vorstellungen mit den Stakeholdern absprechen. Gegebenenfalls fallen euch noch weitere Vorgaben ein, welche für dieses Projekt besonders wichtig sind und schon jetzt geklärt werden müssen.

9 Was sind die größten Probleme und Risiken für das Projekt?

Gerade die potenziellen Risiken sollten noch vor einer genaueren Analyse in der Planungsphase betrachtet werden. Wenn die Projektrisiken den Projektnutzen überwiegen, ist es ggf. gar nicht sinnvoll das Projekt überhaupt zu starten.

10 Weitere Notizen zum Projekt

Vielleicht gibt es noch weitere wichtige Details zum Projekt, die festgehalten werden sollten? Schreibt sie mit auf! Weiteres Hintergrundwissen zum Projekt kann dir und anderen helfen den Kontext des Projektes besser zu verstehen und das „Große Ganze“ im Blick zu behalten. Außerdem gibt es vielleicht Informationen, die von den aufgeführten Fragen nicht abgedeckt werden, für dieses Projekt aber essenziell sind.

begin-pm Projektstart Template

Um eure Antworten auf alle diese Fragen zu dokumentieren, könnt ihr euch hier mein Projektstart-Template runterladen: Projektstart Template.

Viel Spaß beim Ausfüllen und Starten eures Projektes!

Habt ihr noch Fragen zum Projektstart oder braucht Hilfe beim Ausfüllen des Projektstart-Templates? Schreibt mir eine Mail an: contact@begin-pm.de

 

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Projektmanagement für Anfänger – Projektmanagement Standards und Zertifizierungen

Bevor ich weiter auf die im letzten Blogpost beschriebenen Projektphasen eingehe, möchte ich ein paar Worte zum Thema „Projektmanagement Standards“ verlieren. Dabei will ich euch nicht gleich detailliert mit allen Unterschieden der Standards überhäufen, sondern erst mal einen Überblick geben. Es gibt weltweit drei besonders bekannte Organisationen, welche Standards im Projektmanagement setzen.

In „Projektstufen“ habe ich bereits das „Project Management Institute“ erwähnt, ohne weiter auf dieses einzugehen. Das PMI kommt ursprünglich aus den USA und kann nicht nur dort, sondern weltweit die höchste Anzahl an herausgegebenen Zertifikaten verzeichnen. Die PMP-Zertifizierungen der PMI gibt es in verschiedenen Ausrichtungen vom Einsteigerzertifikat „Certified Associate in Project Management“, über das „Project Mangement Professional“ Zertifikat, bis zu Spezialisierungen wie z. B. „PMI Agile Certified Practitioner“. Jedoch hat das PMI nicht in jedem Land der Welt die gleiche Bedeutung. In den USA, ist eine Zertifizierung nach diesem Standards aber sehr üblich.

In Großbritannien dagegen ist man mit einer PRINCE2-Zertifizierung besser beraten. PRINCE2 ist ein von der britischen Regierung (ehemals unter dem OGC – „Office of Government Commerce“) herausgegebener Standard. Die volle Bezeichnung für diesen Standard ist „Projects in Controlled Environments“. Auch im Rest von Europa steigt die Verbreitung der PRINCE2-Zertifikate, hier gibt es verschiedene Arten: PRINCE2 Foundation, PRINCE2 Practitioner aber auch das speziellere PRINCE2 Agile Zertifikat.

Die dritte international vertretene Projektmanagement Organisation ist die IPMA – „International Project Management Association“. Die GPM – „Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement“ vertritt in unserem Land die IPMA und bietet somit die Zertifizierung nach IPMA an. Die IPMA ist zwar weltweit tätig, gemessen anhand der Anzahl der ausgegebenen Zertifikate aber weniger verbreitet als die Standards des PMI.
Nach der IPMA und damit auch der GPM gibt es die folgenden vier Zertifizierungsstufen:
Level A: Zertifizierter Projektdirektor
Level B: Zertifizierter Senior Projektmanager
Level C: Zertifizierter Projektmanager
Level D: Zertifizierter Projektmanagement Fachmann

Soviel zu einer kurzen Zusammenfassung der PM-Standards. Falls ihr mehr über einen der Standards oder die Zertifizierungen wissen möchtet, schaut euch mal auf den zugehörigen Onlinepräsenzen um: www.pmi.org, speziell zu den PMI-Zertifikaten auch: pmi.org/certification, www.prince2.com, ipma.world und gpm-ipma.de.

Eine ausführlichere Gegenüberstellung der Standards findet ihr z. B. auch in diesem Blogpost der Haufe Akademie: haufe-akademie.de/blog/themen/projekt-prozess-und-change-management/drei-standards-ein-ziel-projekte-erfolgreich-managen (Soll keine Werbung sein, ist einfach nur ein gut geschriebener Artikel. 😉 )

Ich selbst habe mich (noch) nicht nach einem der Standards zertifizieren lassen, bin aber am Überlegen das zu machen. Dabei könnte ich mir derzeit eine Zertifizierung über die GPM vorstellen.
Hat da jemand von euch Erfahrung und kann eine persönliche Empfehlung aussprechen?
Ihr könnt mir gerne schreiben, ich bin gespannt! 🙂

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Projektmanagement für Anfänger – Was sind die Stufen eines Projektes?

Wenn man sich mit Projektmanagement befasst, wird man nicht überall auf einheitliche Definitionen treffen. Ein gutes Beispiel dafür ist das Thema dieses Posts. Wie in meinem letzten Beitrag angekündigt, möchte ich mich mit den Stufen eines Projektes beschäftigen. Diese Projektphasen werden nicht immer gleich aufgeteilt oder gleich bezeichnet. Selbst der Begriff „Phase“ wird unterschiedlich verwendet.

Folgende Beispiele für eine Aufteilung habe ich gefunden:

1) Initiierung
2) Planung
3) Durchführung
4) Ende (Fertigstellung)
0) Kontrolle und Steuerung (übergeordnet)
(edx Online-Kurs)

1) Initiierungsphase
2) Planungsphase
3) Ausführungsphase
4) Überwachungsphase
5) Abschlussphase
(Internet)

1) Anstoßphase
2) Definitionsphase
3) Planungsphase
4) Umsetzungsphase
(Buch über Projektmanagement)

Für welche Variante sollte man sich denn nun entscheiden?
Wenn man nach einer offiziellen Definition sucht, kann man sich an die Standards und Vorgaben des PMI (Project Management Institute) halten. Hier wird jedoch der Begriff der Projektphase anders benutzt. Im vom PMI herausgegebenen „Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK), werden Projektphasen als vollständige Durchläufe eines „Project Life Cycle“ beschrieben. Der Projektlebenszyklus ist dabei in die Stufen unterteilt, welche in anderen Quellen als Phasen bezeichnet werden. Dieser Lebenszyklus, welchen jedes Projekt durchläuft, gliedert sich in folgende Abschnitte:

  • Projektstart (Starting the project),
  • Organisation und Vorbereitung (Organizing and preparing),
  • Durchführung der Arbeit (Carrying out the work) und
  • Abschließen des Projektes (Closing the project).

Dieser Lebenszyklus kann, je nach Gliederung des Projektes, einmal oder mehrfach durchlaufen werden. Ein „Single-Phase Project“ unterteilt sich in mehrere Prozesse, welche den bekannten Projektphasen gleichen: Initiierungsprozess, Planungsprozess, Durchführungsprozess und Abschlussprozess. Über allem stehen die Überwachungs- und Steuerungsprozesse.

Stufen des Projekts nach PMI PMBOK

Projektphasen nach PMI PMBOK

Das Durchlaufen des Lebenszyklus kann in einem großen oder komplexen Projekt durchaus mehrfach notwendig sein. Dabei können diese Phasen nacheinander oder auch überlappend ablaufen.

Eine genauere Beschreibung dieser einzelnen Stufen (mag man sie nun Phasen oder Prozesse nennen) möchte ich an dieser Stelle nicht geben, da ich die einzelnen Projektabschnitte in weiteren Artikeln ausführlicher behandeln werde. Um euch trotzdem eine genauere Vorstellung zu geben, nenne ich an dieser Stelle ein paar Fragen, welche in der jeweiligen Stufe zu beantworten sind.

 

Initiierung: Wie genau ist mein Projekt definiert? Was ist das Problem, dass es zu lösen gilt? Was brauche ich dafür? Was sind meine Möglichkeiten?

Planung: Was ist mein Projektrahmen? Was muss alles in die Planung mit einbezogen werden? Welche Ressourcen brauche ich und wie viele? Wer sind meine Stakeholder? Zu welcher Zeit ist was fertigzustellen? Welche Kosten werden entstehen?

Durchführung: Welche Risiken muss ich berücksichtigen? Wie muss ich mit meinen Stakeholdern kommunizieren? Wie führe ich mein Team? Was sind die nächsten Schritte in meinem Projekt?

Abschluss: Habe ich die Ziele des Projektes erreichen können? Was ist beim nächsten Mal anders zu machen? Was muss ich messen oder dokumentieren? Was habe ich aus diesem Projekt gelernt?

Überwachung und Steuerung: Läuft alles im Projekt wie es soll? Werden die Meilensteine rechtzeitig erreicht? Haben sich Risiken geändert? Ist mein Team motiviert? Sind die Stakeholder zufrieden? Welche aktuellen Probleme sind zu lösen?

Mit diesen Fragen solltet ihr einen guten Überblick haben, was in den einzelnen Projektabschnitten zu tun ist.

Auch wenn die Aufteilung in Stufen in einem Projekt sinnvoll ist, kann es nicht die eine optimale Aufteilung und Strukturierung geben. Ein Projekt kann auch anders unterteilt werden, z. B. durch das Definieren von Meilensteinen, welche den Abschluss einer Phase kennzeichnen. Aktuelle agile Projektmanagementmethoden haben wieder einen anderen Ansatz. Agile Projekte durchlaufen bestimmte Projektabschnitte schneller und öfter, um mehr Flexibilität zu bieten. (Auch ein spannendes Thema, dem ich bestimmt noch einen Post widmen werde!)

 

Wie werden bei euch Projekte strukturiert? Haltet ihr euch an ein bestimmtes Modell oder ist die Einteilung relativ frei? Schreibt mir gerne eine Nachricht, vielleicht gibt es ja einen Grund meinen Post zu ergänzen oder zu aktualisieren?! 🙂

 

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Projektmanagement für Anfänger – Was ist ein Projekt?

Heute gibt es für euch Folge zwei der Serie „Projektmanagement für Anfänger“: Das Projekt.

Nachdem ich in meinem letzten Artikel Projektmanagement für Anfänger – Was ist Projektmanagement? eine erste Definition des Themenbereiches gewagt habe, soll es jetzt mit der Definition des Begriffes „Projekt“ weitergehen.

Projekt Attribute

Projekt-Eigenschaften

Ein Projekt hat verschiedene charakteristische Eigenschaften. Es hat normalerweise sowohl ein bestimmtes Start- als auch ein Enddatum. Außerdem wird in einem Projekt immer auf ein Ziel hingearbeitet. Die Definition eines bestimmten Zeitraumes und die Zielsetzung sind in kleinen wie großen Projekten relevant. Weitere Merkmale eines Projektes sind der herbeigeführte Nutzen und die dafür verbrauchten Ressourcen.

Um das Ganze etwas zu veranschaulichen, ein Beispiel:
Ist das Schreiben dieses Blogs ein Projekt?
Als Ziel des Blogs könnte man das Gewinnen von Lesern nennen. Auch einen Nutzen kann ich sofort klar benennen: Spaß am Erstellen und den verbundenen Lerneffekt. Benötigte Ressourcen sind z.B. meine Arbeitskraft und der Webspace, auf dem der Blog gehostet wird. Und doch handelt es sich nicht um ein Projekt im Sinne der Definition. Es gibt zwar ein Startdatum, an dem ich mit dem Erstellen des Blogs begonnen habe, es existiert jedoch kein definiertes Fertigstellungsdatum.

Ein anderes Beispiel wäre der mögliche Relaunch des begin-pm Blogs. Ich überlege mir eine größere Desgin-Änderung vorzunehmen und setzte ein Datum an, an dem ich diese aktiviere. Es gibt also ein definiertes Ende. Der Start ist logischerweise der Begin meiner Planungen zum neuen Design. Auch Ziel und Nutzen sind leicht zu erkennen: der Blog soll für die Leser attraktiver werden, sie sollen sich wohler fühlen und öfter vorbeischauen. Als Ressourcen wären meine Arbeitskraft und z.B. die Serviceleistung eines Designers zu nennen. Damit erfüllt ein Blog-Relaunch alle Kriterien der Projektdefinition.

An meinem Relaunch-Beispiel möchte ich in den folgenden Artikeln weiterhin die Grundlagen des Projektmanagement erläutern. Zum Beispiel werden Projekte üblicherweise in mehrere Stufen unterteilt. Auf diese Projektphasen möchte ich in meinem nächsten Post genauer eingehen.

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Projektmanagement für Anfänger – Was ist Projektmanagement?

Heute starte ich mit meiner Artikelreihe „Projektmanagement für Anfänger“. Und die einfachste Frage ist wahrscheinlich: Was ist Projektmanagement?

Definition Projektmanagement

Wie es bei vielen Dingen der Fall ist, gibt es nicht nur die eine richtige Definition. Eine möglichst kurze könnte sein: Projektmanagement ist die Planung, Organisation und Leitung eines Projektes. Etwas ausführlicher wäre folgende Beschreibung: Projektmanagement bezeichnet die Durchführung eines Projektes mit Initiierung und Projektstart, Projektplanung, Projektcontrolling (Steuerung und Überwachung des Projektes) und Projektabschluss.

Bereiche des Projektmanagement

Projektmanagement umfasst mehrere Bereiche, diese werden je nach Branche und Anwendungsfall unterschiedlich gewichtet. Dabei sind unter anderem folgende Aufgaben zu berücksichtigen:

  • Ressourcenmanagement
  • Zeitmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Risikomanagement
  • Kommunikations- und Informationsflussmanagment
  • Mitarbeiterführung

Auch weitere „weiche“ Faktoren, wie z.B. erfolgreiche Teamarbeit sind in einem Projekt relevant. Ein Projektleiter sollte außerdem bestimme Sozialkompetenzen besitzen, welche für eine erfolgreiche Mitarbeiterführung unerlässlich sind. Darauf was einen guten Projektmanager ausmacht, möchte ich in einem der folgenden Artikel noch genauer eingehen.

Magisches Dreieck im Projektmanagement

Magisches Dreieck im Projektmanagement

Um den erfolgreichen Abschluss eines Projektes herbeizuführen sind die Ziele des Projektes zu erreichen. Bei der Zielerreichung sind vorgegebene Kosten- und Zeitrahmen einzuhalten sowie die geforderte Qualität zu erbringen. Dieses Spannungsverhältnis zwischen „Kosten – Zeit – Qualität“ wird auch im sogenannten „Magischen Dreieck“ des Projektmanagement abgebildet. Eine andere Interpretation dieses Spannungsverhältnisses bezieht auch noch die Quantität bzw. den Funktionsumfang mit ein, die verschiedenen Dimensionen bilden dann das sogenannte magische Viereck.

Projektmanagement ist also ein weit gefasstes Thema mit vielen Bereichen. In den folgenden Artikeln dieser Reihe möchte ich mich weiter mit den Grundlagen befassen. Ich möchte bei begin-pm in Zukunft auch auf die vielen anderen Aspekte des Projektmanagements eingehen.

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begin-pm

begin-pmHallo allerseits, dies soll mein erster Blogeintrag bei begin-pm werden. Juhu!

Beginnen möchte ich meinen Blog mit einer Artikelreihe, welche dem Blogthema gerecht wird:
„Projektmanagement für Anfänger“.

Die Serie richtet sich an alle, die sich noch nicht so intensiv mit dem Thema beschäftigt haben oder auch an diejenigen, die einfach mal wieder die Grundlagen auffrischen wollen.

Außerdem empfehle ich allen Anfängern mit Englischkenntnissen den folgenden Kurs auf der Online-Lernplattform edx: https://www.edx.org/course/introduction-project-management-adelaidex-project101x

„Introduction to Project Management“ ist von der Universität von Adelaide zusammengestellt und richtet sich an alle, die lernen wollen ein Projekt zu managen, egal ob es ein privates oder berufliches werden soll. Die aktuelle Durchführung ist gerade abgeschlossen worden, man kann den Kurs aber trotzdem im Archiv ansehen. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird es jedoch weitere „Runden“ geben, in denen man dann z.B. auch ein Abschlusszertifikat erhalten kann.

Bei meiner Artikelreihe „Projektmanagement für Anfänger“, habe ich mich an diesem Kurs orientiert, aber auch andere Quellen und Hinweise mit einfließen lassen.

Bisher auf begin-pm veröffentlichte Artikel in der Serie
  1. Was ist Projektmanagement?
  2. Was ist ein Projekt?
  3. Was sind die Stufen eines Projektes?
  4. Projektmanagement Standards und Zertifizierungen
  5. Der Projektstart

 

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