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Projektmanagement für Anfänger

Projektmanagement für Anfänger – Die Planungsphase

Planungsphase: Failing to plan ist planning to fail

Das große Thema Projektplanung und Planungsphase zusammenzufassen ist nicht ganz leicht. Ich werde trotzdem versuchen es für euch auf die wichtigsten Punkte herunter zu brechen.

Auch für diese Projektphase möchte ich euch ein Template mitgeben. Beachtet dabei bitte, dass es nur die grundlegenden zur Planung notwendigen Fakten enthält. Für kleinere Projekte sollte es vollkommen ausreichend sein. Sobald ihr aber mehrere Personen zu managen habt und der Planungsaufwand durch die Projektgröße zunimmt, ist eine detailliertere Planung von Nöten. Trotzdem könnt ihr das Template als Startpunkt für die ersten Überlegungen zum Projekt benutzen. Den Download findet ihr am Ende des Artikels.

Aufgabenplanung und der Projektstrukturplan

Aus der Initiierungsphase haben wir einige Ziele und die erwarteten Projektergebnisse vorliegen. In der Planungsphase ist nun zu definieren, welche Aufgaben zur Erreichung dieser Ziele durchzuführen sind. Der erste wichtige Punkt in der Planungsphase ist daher die Erstellung eines Projektstrukturplans. Dieser Plan enthält alle Aufgaben und Arbeitsschritte, welche für das Projekt durchzuführen sind. Das ganze Projekt wird als eine Reihe von Teilaufgaben dargestellt. Diese sind dann je nach Komplexität weiter in Teilaufgaben zu untergliedern oder in Arbeitspakete aufzuteilen. Ein Arbeitspaket ist dabei eine Aufgabe, die nicht weiter unterteilbar ist. Das Konzept des Projektstrukturplans hört sich zu Beginn abstrakt an, sobald man aber ein Beispiel gesehen hat, ist es nicht weiter kompliziert.

Zum besseren Verständnis habe ich ein Beispiel für euch entworfen. Hier seht ihr einen groben Projektstrukturplan für einen möglichen Relaunch des begin-pm Blogs:

Relaunch (Projekt)

  • Design Anpassung (Teilaufgabe)
    • Farben anpassen (Teilaufgabe)
      • Farbauswahl (Arbeitspaket)
      • Farben den Funktionen zuweisen (Arbeitspaket)
    • Schriftart auswählen und anpassen (Arbeitspaket)
    • Menüanpassung (Arbeitspaket)
  • Inhalts Anpassung (Teilaufgabe)
    • Alte Artikel anpassen (Teilaufgabe)
      • Unpassende Artikel löschen (Arbeitspaket)
      • SEO Optimierung verbleibender Artikel (Arbeitspaket)
    • Neue Artikel verfassen (Teilaufgabe)
      • Ideen sammeln (Arbeitspaket)
      • Artikel schreiben (Arbeitspaket)

Je detaillierter man bei der Erstellung des Projektstrukturplans vorgeht, desto einfacher wird es später in der Durchführung. Wenn nur noch die einzelnen Arbeitspakete abzuarbeiten sind geht es schneller, als wenn zwischendurch noch Planungsschritte erfolgen müssen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass bereits bei mittelmäßig komplexen Projekten davon auszugehen ist, dass die Planung zwischendurch noch geändert werden muss. Zeitverzögerungen, neue Kundenanforderungen oder andere unvorhergesehene Vorkommnisse zwingen zum Abweichen vom ursprünglichen Plan. Agile Projektmanagementmethoden tragen diesem Umstand Rechnung, indem sie eine Grobplanung zum Anfang mit vielen kürzeren Planungsphasen kombinieren. (Teilweise wird sogar ganz auf eine vorausgehende Planung verzichtet!) Es werden immer nur die nächsten Arbeitsschritte detaillierter geplant. Alles andere darf und soll sich noch ändern. In der klassischen Projektplanung versucht man jedoch eher alles so gut vorauszuplanen, dass Änderungen zwischendurch nicht mehr nötig sind. Je nach Projekt kann der eine, aber auch der andere Ansatz sinnvoller sein.

Ablauf- und Terminplanung

Nachdem die notwendigen Aktivitäten im Projektstrukturplan festgehalten wurden, sind diese in einen Zeitplan einzuarbeiten. Dabei ist es wichtig die Abhängigkeiten der verschiedenen Arbeitspakete zu berücksichtigen. Ggf. ist es möglich Arbeitspakete teilweise parallel abzuarbeiten. In anderen Fällen müssen jedoch bestimmte Arbeitspakete bereits abgeschlossen sein, um ein einzelnes Arbeitspaket beginnen zu können.

Um den Zeitplan aufzustellen, ist zunächst die Dauer für die einzelnen Aktivitäten zu schätzen. Dabei hat es sich bewährt “Bottom-Up”, also vom Arbeitspaket an aufwärts zu schätzen. Zuerst summiert man die Zeiten für die Teilprojekte auf. Nach der Zeitschätzung sind die voraussichtlich benötigten Ressourcen den Aktivitäten zuzuordnen. Dabei sind personelle Ressourcen genauso zu beachten wie alle Anderen, ein Beispiel wäre Hardware. Nachdem auch die Ressourcenzuordnung erfolgt ist, kann die schon erwähnte Reihenfolge der Aktivitäten und die ggf. parallele Ausführung festgelegt werden. Wie zuvor bereits beschrieben, sind dabei die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen zu beachten. Die parallele Ausführung von Arbeiten ist eventuell auch durch die benötigten Ressourcen begrenzt. Wenn beispielsweise weniger personelle Ressourcen zur Verfügung stehen, als für die Abarbeitung von zwei parallel ausführbaren Arbeitspaketen benötigt werden, sind diese trotzdem nacheinander durchzuführen.

Nach all diesen Planungsschritten liegt ein vollständiger Zeitplan vor. Dieser Plan enthält alle Arbeitspakete, ihre geschätzten Dauern sowie die Reihenfolge und Abhängigkeiten der Aktivitäten. Aus diesen Informationen kann man die Start- und Enddaten für die Aktivitäten ableiten und z.B. bestimmte Meilensteine festlegen. Im Zeitplan sollte auch der kritische Pfad zu erkennen sein. Als den kritischen Pfad bezeichnet man alle Aktivitäten, die ohne weiteren Zeitpuffer genau hintereinander abzuarbeiten sind. Diese bilden einen Weg vom Projektstart bis zum Projektende, an dem sich keine Verzögerungen ergeben dürfen. Jede Verschiebung hätte sofort eine Verzögerung des Projektendes zur Folge. Du solltest deshalb Zeitpuffer einberechnen, diese können bei unvorhersehbaren Verzögerungen genutzt werden. So werden Risiken bei der Projektplanung abgefangen und du kannst einen möglichst genauen Projektfertigstellungszeitpunkt nennen. Dabei kannst du entweder eine detaillierte Risikoanalyse pro Aktivität erstellen oder auch eine pauschale Schätzung (wie z.B. 5% Zeitaufschlag für alle Aktivitäten) verwenden.

Kosten- und Ressourcenplanung

Die ersten Schritte der Ressourcenplanung wurden bereits im vorherigen Abschnitt beschrieben. Sobald klar ist welche Ressourcen benötigt werden, sollten sie (wenn nötig) beantragt und reserviert werden. Dabei ist es egal ob es sich um personelle, finanzielle oder sonstige Ressourcen handelt. An dieser Stelle ist noch einmal ein genaues Augenmerk darauf zu legen, ob zu jeder Zeit genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Sollte dies nicht der Fall sein, musst du den Projektplan entsprechend anpassen.

An dieser Stelle möchte ich gar nicht konkreter werden, einen Hinweis habe ich jedoch noch für euch: Sobald die Arbeitskraft von Personen eine Rolle spielt (und in welchem Projekt tut sie das nicht?), ist es nicht nur wichtig genügend Ressourcen einzuplanen, sondern auch die richtigen Personen in das Projekt zu holen.

Steuerung und Überwachung

Noch bevor die Projektdurchführung startet, ist es notwendig über Steuerungs- und Überwachungsmaßnahmen nachzudenken. Sobald man nicht alleine an einem Projekt arbeitet, ist es wichtig die Arbeit der anderen Beteiligten zu kontrollieren. Dabei geht es nicht darum die Arbeit detailgenau zu überprüfen oder gar selbst zu erledigen. Delegieren ist eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Projektleiters! Jedoch ist es wichtig, dass die Arbeitsergebnisse in der richtigen Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und zu den passenden Kosten vorliegen. Um dies gewährleisten zu können, ist die Kontrolle und das ggf. notwendige Eingreifen zur Steuerung des Projektes unerlässlich.

Aus PRINCE2 ist das “Steuern nach dem Ausnahmeprinzip” bekannt. In einem bestimmten Toleranzbereich der Werte (Kosten, Qualität, Zeit, …) greift der Projektleiter nicht ein. Sobald die Werte sich außerhalb dieses Bereiches bewegen, ergreift er korrigierende Maßnahmen. Bei diesen drei wichtigen Kennzahlen spricht man vom magischen Dreieck „Kosten – Qualität – Zeit“. Beim sogenannten magischen Viereck kommt zusätzlich die Quantität hinzu. Die festgelegten Steuerungsmaßnahmen kommen dann in der nächsten Projektphase, der Umsetzung, zum Tragen.

Zusammenfassung Planungsphase und eine Anmerkung zum Change Management

Die Planungsphase hat große Bedeutung für das ganze Projekt. Wenn die Initiierung das “Was?” ist, dann ist die Planung das “Wie?”. Ohne die Planungsphase mag das Ziel bekannt sein, jedoch nicht der Weg dahin. “Failing to plan, is planning to fail.” Wer ein Projekt nicht plant, der kann damit rechnen, dass es das gesetzte Ziel nicht erreichen wird. Je größer und komplexer das Projekt, umso wichtiger ist eine vorher stattfindende umfassende Planung. Jedoch ist auch zu beachten: je größer und komplexer das Projekt wird, desto unwahrscheinlicher wird es, dass das ganze Projekt im Vorhinein geplant werden kann. Abweichungen vom Plan sind ab einem gewissen Komplexitätsgrad fast unvermeidlich.

Außerdem gilt: je länger das Projekt dauert und je mehr Stakeholder beteiligt sind, desto häufiger werden sich Anforderungen an das Projekt auch nach der Planungsphase ändern. Diesem Risiko der Anforderungsänderungen kann man verschieden gegenübertreten. Im klassischen Projektmanagement bemüht man sich so wenige Änderungen wie möglich zuzulassen. Dieses Change Management wird häufig schon vorher vertraglich geregelt. Bei einer vertraglichen Regelung wird auch vorher festgelegt welche Änderungen zur Folge haben, dass sich Projektzeiträume und -kosten verändern dürfen. Im agilen Projektmanagement geht man anders vor. Nach dem “Agilen Manifest” ist es wichtiger auf Veränderungen einzugehen, als dem Plan zu folgen. Dadurch soll ein höherer Kundennutzen realisiert werden. Beim klassischen Denken der “Änderungsverweigerung” läuft man Gefahr, dass man zwar die Projektanforderungen erfüllt, jedoch die eigentlichen Kundenziele nicht erreicht.

Sowohl das klassische, als auch das agile Projektmanagement haben ihre Berechtigung. Eine detaillierte Planungsphase findet normalerweise im klassischen Projektmanagement statt, wo alle Phasen nacheinander ablaufen. Im agilen Projektmanagement laufen die Phasen dagegen oft parallel ab, es erfolgt also keine ausführliche Planung vorher.

Zum Ende der Planungsphase solltet ihr genau wissen wie euer Projekt ablaufen soll. Meilensteine, Reihenfolge der Aufgaben und die benötigten Ressourcen sollten feststehen. Ihr solltet einen genauen Plan für den gesamten Projektverlauf haben. Den versprochenen ersten Ansatz für einen Projektplan könnt ihr euch hier herunterladen:  Download Projektplan.

Ich hoffe, euch hat mein Artikel weitergeholfen. Falls ihr noch Anmerkungen oder Fragen zur Planungsphase habt, scheut euch nicht davor mich anzuschreiben!

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2 Comments

  1. Sehr ansprechender und gut verständlicher Artikel zu wichtigen Projektplanungsaktivitäten! Diese sind nicht nicht für „Anfänger“ relevant, wie aus dem Blogtitel zu schließen. Sonder und vielleicht sogar vor allem, für alte Projektmanagement-Hasen. Denn gerade die, haben meiner Meinung nach, irgendwann ihr individuelles Schema entwickelt und könnten eine Auffrischung gebrauchen.
    Dies passt auch zu einer Erkentniss von einer Handvoll erfahrener Projektmanager, welche top 4 Projektmanagement Lessons Learned ich hier in einem Artikel festgahelten habe. Auch hier ist die „Real Case“ Planung, eine der wichtigsten Erkentnisse. http://vitaminp.info/4-projektmanagement-lessons-learned-um-chancen-in-erfolge-zu-wandeln/ Cooler Blog, weiter so!

  2. Ist doch schon sehr interessant hier. Danke schön für Deine Ausführungen.

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